Le passage à une pratique dématérialisée fait gagner beaucoup de temps et réduit les entraves administratives et réglementaires tout en améliorant la productivité. Pour assurer une transition en douceur du papier à un avenir numérique propre, un logiciel CRM pour conseillers est incontournable.
Le présent article aborde certaines méthodes employées par les meilleurs conseillers pour exploiter leur CRM au profit de leur entreprise. Poursuivez votre lecture pour découvrir six façons de tirer le maximum de votre logiciel afin d’optimiser vos activités.
Fixer des objectifs clairs pour le CRM #
Pour exploiter le logiciel à son plein potentiel, il faut d’abord déterminer vos besoins d’affaires prioritaires, puis orienter la gestion de la relation client pour les combler. Alors que certains conseillers cherchent à augmenter les revenus, d’autres estiment plutôt que le succès passe par des gains de temps. Quel que soit le facteur visé, un CRM conçu pour les conseillers peut vous faciliter la tâche.
Par exemple, si l’objectif est de consacrer plus de temps avec vos clients, le CRM peut vous aider à retracer les étapes de vos processus de marketing, de vente et de service. Il suffit ensuite d’automatiser le plus de tâches possible et d’en déléguer d’autres. Vous pouvez aussi exploiter les nombreuses fonctions puissantes du logiciel (les modèles de courriel et de documents, par exemple) pour simplifier votre travail et éliminer les activités répétitives (ex. : rédiger un nouveau courriel d’invitation en prévision de chaque évaluation annuelle).
Maîtriser le logiciel #
Une fois les fins prévues du CRM clairement définies, il faut s’efforcer de maîtriser le logiciel. Avec l’expérience, vous ferez des gains de temps et d’énergie et pourrez tirer un meilleur parti des outils destinés à améliorer la productivité au profit de l’expérience client.
Pour bénéficier pleinement du CRM, prenez le temps de consulter toutes les ressources (webinaires, vidéos, tutoriels, articles) offertes par le fournisseur pour comprendre les fonctions du logiciel.
Si possible, ne vous limitez pas au fournisseur en matière de formation. Par exemple, vous pouvez demander à des grossistes et à d’autres conseillers comment ils utilisent leur CRM. Les conférences et séminaires constituent d’autres occasions de découvrir les pratiques d’utilisation exemplaires susceptibles de profiter à votre entreprise. Si vous prenez le temps de développer une expertise, les résultats vous surprendront.
Créer des comptes pour les employés (et leur déléguer des activités) #
Les principes d’optimisation et de mise à profit sont indissociables de la croissance d’une entreprise. L’optimisation consiste à évaluer l’ensemble des flux de travail d’une organisation pour les simplifier et gagner en efficacité. La mise à profit, elle, renvoie à la capacité de mobiliser le temps et les talents d’autrui ainsi que la technologie pour décupler l’efficacité. Bref, il s’agit de déléguer des tâches à des employés ou à des logiciels pour pouvoir exploiter pleinement vos capacités.
Les CRM sont d’excellents outils d’optimisation et de mise à profit. Les versions conçues pour les conseillers de ces logiciels permettent de créer des comptes associés pour que votre personnel, vos conseillers collaborateurs ou débutants et vous puissiez travaillez ensemble. Une fois le système accessible aux employés, vous pouvez leur assigner des tâches et suivre leurs progrès, ce qui facilite la gestion et la délégation. Dans la même veine, vous pouvez surveiller l’activité des conseillers collaborateurs et débutants pour vérifier le traitement des occasions de vente et comparer leurs résultats aux cibles établies afin de faciliter leur encadrement ou de les aider au besoin.
Mettre au point un processus d’évaluation des clients simple et efficace #
Une fois le CRM déployé, il peut servir à cartographier le processus d’évaluation pour chacun de vos clients. Le logiciel permet de configurer les évaluations comme des occasions de vente pour faire le suivi des étapes. Il constitue également un emplacement centralisé où récupérer facilement les données sur les clients et les modèles de communication par courriel servant à leur expliquer préalablement le processus d’évaluation. Si le système peut intégrer un outil d’analyse des besoins financiers, vous pourrez également mener une ABF en ligne. Tout bon CRM pour conseillers permet également de prendre des notes pendant les rencontres, de les joindre au dossier du client et de planifier l’ensemble des activités de suivi. Ainsi, les renseignements sur chaque client sont à portée de souris au besoin, ce qui assure votre conformité réglementaire.
Laisser le CRM améliorer le service #
Un CRM conçu pour les conseillers héberge les données sur les clients et répertorie les interactions antérieures avec eux. Donc, chaque fois qu’un client vous appelle, vous et vos employés avez immédiatement accès aux renseignements nécessaires pour répondre à sa demande. Grâce au logiciel, on peut consulter les informations pertinentes en temps réel, sans devoir éplucher de dossiers ou de la paperasse ni retrouver de documents numériques pour se renseigner. Cette connexion instantanée avec le client le met en confiance, car, en plus de confirmer votre professionnalisme, elle renforce son impression d’être compris par son conseiller. D’ailleurs, les gains de temps et d’énergie vous permettent de focaliser toute votre attention sur le client pour répondre à ses besoins.
Ne pas être un frein pour le cabinet #
Au début de leurs carrières, bon nombre de conseillers trouvent la gestion des relations avec leurs clients facile. Rien d’étonnant, puisqu’ils interagissent tout au plus avec quelques dizaines de personnes. Dans ce contexte, on se souvient aisément de l’étape du processus de marketing pour un client donné ou de la date de sa dernière évaluation.
Cependant, à mesure que la clientèle croît, il est de plus en plus ardu de gérer manuellement ces relations; on devient victime de son propre succès. Pour qu’une entreprise prenne de l’expansion, il faut diminuer la charge associée à la gestion d’un nombre grandissant de relations. Dans ce contexte, un CRM est un outil précieux, car il facilite le suivi des activités, donne l’état des lieux concernant chaque client et vous rappelle les tâches à accomplir le jour même pour vous rapprocher de vos cibles.
Un bon CRM pour conseillers n’atténue pas seulement le stress; il améliore l’expérience client et divorce les revenus de la capacité de traitement de chacun.
En résumé #
Par essence, un bon logiciel CRM se substitue à la mémoire et élimine le classement de documents et la recherche de renseignements tout en facilitant la conformité réglementaire. Il automatise les activités de routine pour que vous puissiez exploiter pleinement vos capacités. Ses puissantes fonctions vous permettent d’offrir une formidable expérience client et de gagner du temps pour la mettre à profit.
