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6 astuces pour bien exploiter une solution de gestion de la relation client (CRM) conçue pour les conseillers

Le passage à une pratique dématérialisée fait gagner beaucoup de temps et réduit les entraves administratives et réglementaires tout en améliorant la productivité. Pour assurer une transition en douceur du papier à un avenir numérique propre, un logiciel CRM pour conseillers est incontournable.

Le présent article aborde certaines méthodes employées par les meilleurs conseillers pour exploiter leur CRM au profit de leur entreprise. Poursuivez votre lecture pour découvrir six façons de tirer le maximum de votre logiciel afin d’optimiser vos activités.

Fixer des objectifs clairs pour le CRM

Pour exploiter le logiciel à son plein potentiel, il faut d’abord déterminer vos besoins d’affaires prioritaires, puis orienter la gestion de la relation client pour les combler. Alors que certains conseillers cherchent à augmenter les revenus, d’autres estiment plutôt que le succès passe par des gains de temps. Quel que soit le facteur visé, un CRM conçu pour les conseillers peut vous faciliter la tâche.

Par exemple, si l’objectif est de consacrer plus de temps avec vos clients, le CRM peut vous aider à retracer les étapes de vos processus de marketing, de vente et de service. Il suffit ensuite d’automatiser le plus de tâches possible et d’en déléguer d’autres. Vous pouvez aussi exploiter les nombreuses fonctions puissantes du logiciel (les modèles de courriel et de documents, par exemple) pour simplifier votre travail et éliminer les activités répétitives (ex. : rédiger un nouveau courriel d’invitation en prévision de chaque évaluation annuelle).

Maîtriser le logiciel

Une fois les fins prévues du CRM clairement définies, il faut s’efforcer de maîtriser le logiciel. Avec l’expérience, vous ferez des gains de temps et d’énergie et pourrez tirer un meilleur parti des outils destinés à améliorer la productivité au profit de l’expérience client.

Pour bénéficier pleinement du CRM, prenez le temps de consulter toutes les ressources (webinaires, vidéos, tutoriels, articles) offertes par le fournisseur pour comprendre les fonctions du logiciel.

Si possible, ne vous limitez pas au fournisseur en matière de formation. Par exemple, vous pouvez demander à des grossistes et à d’autres conseillers comment ils utilisent leur CRM. Les conférences et séminaires constituent d’autres occasions de découvrir les pratiques d’utilisation exemplaires susceptibles de profiter à votre entreprise. Si vous prenez le temps de développer une expertise, les résultats vous surprendront.

Créer des comptes pour les employés (et leur déléguer des activités)

Les principes d’optimisation et de mise à profit sont indissociables de la croissance d’une entreprise. L’optimisation consiste à évaluer l’ensemble des flux de travail d’une organisation pour les simplifier et gagner en efficacité. La mise à profit, elle, renvoie à la capacité de mobiliser le temps et les talents d’autrui ainsi que la technologie pour décupler l’efficacité. Bref, il s’agit de déléguer des tâches à des employés ou à des logiciels pour pouvoir exploiter pleinement vos capacités.

Les CRM sont d’excellents outils d’optimisation et de mise à profit. Les versions conçues pour les conseillers de ces logiciels permettent de créer des comptes associés pour que votre personnel, vos conseillers collaborateurs ou débutants et vous puissiez travaillez ensemble. Une fois le système accessible aux employés, vous pouvez leur assigner des tâches et suivre leurs progrès, ce qui facilite la gestion et la délégation. Dans la même veine, vous pouvez surveiller l’activité des conseillers collaborateurs et débutants pour vérifier le traitement des occasions de vente et comparer leurs résultats aux cibles établies afin de faciliter leur encadrement ou de les aider au besoin.

Mettre au point un processus d’évaluation des clients simple et efficace

Une fois le CRM déployé, il peut servir à cartographier le processus d’évaluation pour chacun de vos clients. Le logiciel permet de configurer les évaluations comme des occasions de vente pour faire le suivi des étapes. Il constitue également un emplacement centralisé où récupérer facilement les données sur les clients et les modèles de communication par courriel servant à leur expliquer préalablement le processus d’évaluation. Si le système peut intégrer un outil d’analyse des besoins financiers, vous pourrez également mener une ABF en ligne. Tout bon CRM pour conseillers permet également de prendre des notes pendant les rencontres, de les joindre au dossier du client et de planifier l’ensemble des activités de suivi. Ainsi, les renseignements sur chaque client sont à portée de souris au besoin, ce qui assure votre conformité réglementaire.

Laisser le CRM améliorer le service

Un CRM conçu pour les conseillers héberge les données sur les clients et répertorie les interactions antérieures avec eux. Donc, chaque fois qu’un client vous appelle, vous et vos employés avez immédiatement accès aux renseignements nécessaires pour répondre à sa demande. Grâce au logiciel, on peut consulter les informations pertinentes en temps réel, sans devoir éplucher de dossiers ou de la paperasse ni retrouver de documents numériques pour se renseigner. Cette connexion instantanée avec le client le met en confiance, car, en plus de confirmer votre professionnalisme, elle renforce son impression d’être compris par son conseiller. D’ailleurs, les gains de temps et d’énergie vous permettent de focaliser toute votre attention sur le client pour répondre à ses besoins.

Ne pas être un frein pour le cabinet

Au début de leurs carrières, bon nombre de conseillers trouvent la gestion des relations avec leurs clients facile. Rien d’étonnant, puisqu’ils interagissent tout au plus avec quelques dizaines de personnes. Dans ce contexte, on se souvient aisément de l’étape du processus de marketing pour un client donné ou de la date de sa dernière évaluation.

Cependant, à mesure que la clientèle croît, il est de plus en plus ardu de gérer manuellement ces relations; on devient victime de son propre succès. Pour qu’une entreprise prenne de l’expansion, il faut diminuer la charge associée à la gestion d’un nombre grandissant de relations. Dans ce contexte, un CRM est un outil précieux, car il facilite le suivi des activités, donne l’état des lieux concernant chaque client et vous rappelle les tâches à accomplir le jour même pour vous rapprocher de vos cibles.

Un bon CRM pour conseillers n’atténue pas seulement le stress; il améliore l’expérience client et divorce les revenus de la capacité de traitement de chacun.

En résumé

Par essence, un bon logiciel CRM se substitue à la mémoire et élimine le classement de documents et la recherche de renseignements tout en facilitant la conformité réglementaire. Il automatise les activités de routine pour que vous puissiez exploiter pleinement vos capacités. Ses puissantes fonctions vous permettent d’offrir une formidable expérience client et de gagner du temps pour la mettre à profit.

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François Laporte, Financial Advisor and Broker Representative

For instance, if you want to find more time to spend with clients, then you can use your CRM to identify the steps in your marketing, sales and service processes. Then automate as many of the required tasks as possible‒while looking to delegate the rest. And you can make use of the many powerful CRM features (such as templated emails and documents) to reduce effort and eliminate duplicated activities (like having to compose an email invite to an annual review each time you need to send one.

Master the software

Once you have clearly defined goals for what you want to get out of your CRM, the next step is to begin the process of mastering the software. The more proficient you become, the more time and effort you will save, the more you will be able to harness the power of the CRM’s productivity tools, and the better experience your clients will have.

In order to take full advantage of your CRM, invest time to check out all the resources the CRM vendor makes available. Often this will include taking part in webinars, watching videos and tutorials, or reading articles‒all designed to teach you how the CRM’s features work.

And, whenever possible, look beyond the vendor for other educational opportunities. Talk to wholesalers and other advisors about how they use their CRM. Attend conferences and seminars to glean new insights into CRM best practices that could impact your business. Invest the time to become an expert, and you will see a three-fold return.

Set up staff accounts (and delegate activities to them)

Optimization and leverage are two principles critical to business growth. . Optimization is the process of evaluating all of the workflows in your practice and looking to streamline them in order to gain efficiency. Leverage describes how you can harness the time and talents of others, as well as technology, to multiply your effectiveness. In short, it means delegating tasks to staff and software so that you can work at the highest level of your capability.

CRMs are great tools for helping you optimize and take advantage of the power of leverage. Advisor-specific CRMs allow you to set up associate accounts so that you, your staff and associate or junior advisors can work collaboratively. Once you have given your staff access to your CRM you can assign them tasks and monitor their progress—making it easier to delegate and manage. Similarly, you can monitor the activity of your associate and junior advisors and see how they are doing on sales opportunities and against their targets—making it easier for you to coach or help if need be.

Develop a streamlined and effective client review process

Once you have your CRM up and running, you can use it to map out the process involved in conducting a review with each of your clients. Within your CRM you can set up each client review as a sales opportunity so you can track your progress as you move through the process. And, your CRM will enable you to easily pull each client’s data from one centralized location, use email templates to contact them prior to the review and explain the process you will follow.

Equisoft/connect’s integrated gateways streamline the consolidation of all client-specific insurance and investment data into a single, centralized location, eliminating the need for manual entry. With seamless integration into the CRM, client data can effortlessly be retrieved from an extensive network of gateways, providing instant access to up-to-date insurance and investment portfolios. The platform facilitates lead tracking and highlights advisor sales productivity, offering a comprehensive 360º view of clients while boosting efficiency in managing business operations.

Lean on your CRM to help you improve your service

An advisor-specific CRM houses your client data and records of all past interactions with each client. This means that any time a client calls, you, or anyone in your practice, can immediately access the information they need to answer client requests. CRMs enable you to know everything about your client in the moment you need the information, rather than having to sift through files and paperwork or find digital documents to bring yourself up to speed. This instant bond with the client creates immediacy and builds trust. It presents you as not just a professional, but as an advisor who knows the client and their concerns. And not having to spend time or effort searching for information means you can focus all your attention on the client and his or her needs.

Equisoft/connect, for example, securely stores your client data and archives all previous interactions, including recorded emails and phone calls, with timestamps for compliance purposes, enabling instant access to pertinent information whenever a client contacts you or anyone within your practice.

Don’t become the bottleneck in your practice

When many advisors start out in the business, they find it easy to manage relationships because they are really only dealing with a few dozen people. It’s not hard to remember where you are in the marketing process with each of them or how long it’s been since you last conducted areview with one of them.

But, as your client base grows, manually managing client relationships becomes more difficult. You become a victim of your own success. In order to scale your business, you need to off-load the responsibility of managing an increasing number of relationships‒and that’s where a CRM solution is invaluable. A CRM will track all of your activities, keep you posted on where you are with each client, and alert you to what needs to happen today in order to move another step closer to reaching your targets.

Equisoft/connect makes it easier to manage an increasing number of client relationships as your practice grows. It tracks all activities, keeps you updated on client statuses, and alerts you to necessary actions for reaching targets. Investment and insurance-based alerts act like virtual assistants to ensure no follow-ups are missed, while easy Google and Outlook integrations seamlessly bring your everyday tools into the system.

A good advisor-specific CRM doesn’t just relieve stress, it improves client experiences, and it means your revenue is no longer capped by what you can hold in your head.

Wrap up

The essence of all good CRMs is that they remove the burden of remembering and filing and finding and complying. Instead, they automate the routine, freeing you up to work at the highest-level of your capability. Their powerful features enable you to create awesome client experiences and give you back the time you need to capitalize on them.

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