L’optimisation de vos affaires dépend de deux facteurs très importants : l’efficacité et la sélection stratégique des tâches. Pour réussir, vous devez comprendre la valeur de votre temps et faire des choix conscients quant aux tâches à remplir.
Comment déterminer la valeur de votre temps #
Pour déterminer la valeur d’une seule heure, vous devez d’abord ventiler vos objectifs de revenu. Commencez par votre objectif pour l’année à venir : 100 000 $, par exemple. Ensuite, estimez le nombre de semaines durant lesquelles vous comptez travailler dans l’année. Disons 40 semaines. Si vous travaillez 5 jours par semaine, vous cumulerez 200 jours de travail sur l’année. Et si vous travaillez 8 heures par jour, ce sera un total de 1 600 heures pour l’année. Ainsi, pour atteindre votre objectif de 100 000 $, vous aurez besoin d’un salaire horaire moyen de 62,50 $. Voilà donc la valeur horaire de votre temps. Gardez-la en tête chaque fois que vous donnez de votre temps ou en prenez pour accomplir une tâche.
Tirer pleinement parti de la valeur de votre temps #
Une fois que vous connaissez la valeur de votre temps, suivez les trois étapes ci-dessous pour maximiser la valeur de chaque heure travaillée.
Étape 1 : clarifier votre rôle #
Pour définir votre rôle avec clarté, regroupez les tâches par volets – marketing, vente, etc. Lesquelles méritent votre attention? Desquelles devez-vous vous occuper vous-même? Et lesquelles pouvez-vous déléguer?
Les choses se corsent si vous avez une entreprise individuelle et que tout repose sur vos épaules. Les tâches sont innombrables, et vous aurez souvent l’impression que personne d’autre ne peut s’en occuper. Pourtant, pour réussir votre croissance, vous devrez trouver une façon de déléguer une partie du travail. Il faut donc vous demander quelles tâches vous continuerez de faire vous-même, et quelles tâches vous confierez à quelqu’un d’autre.
Mis à part le revenu, il y a deux facteurs importants à considérer pour répondre à ces questions. D’abord, il faut savoir quelles tâches vous aimez faire. Voyez comment passer le plus de temps possible sur celles qui vous plaisent et comment déléguer le plus possible celles qui ne vous plaisent pas.
Ensuite, assurez-vous de faire des choix conscients quant aux tâches que vous entreprenez. Évitez de faire quelque chose uniquement parce que vous supposez que ce sera simple ou rapide. Pensez à toutes ces choses qui ne prennent que cinq minutes et que vous faites tous les jours sans broncher. Ces tâches prennent toujours plus de temps que vous pensez. Combien de ces petites tâches cumulez-vous en un mois? Au final, c’est beaucoup de temps qu’il vaudrait mieux passer sur des tâches plus productives.
Étape 2 : distinguer les tâches productives des tâches mineures #
Les tâches productives, ce sont celles qui génèrent un revenu aujourd’hui ou qui assurent des ventes demain. Ce ne sont pas des tâches qu’on peut déléguer. En voici quelques exemples :
- La planification des affaires
- La stratégie marketing
- Le réseautage, les présentations, la création de liens
- Les rencontres avec les clients
Les tâches mineures, elles, n’ont pas d’incidence directe sur le revenu. Elles peuvent donc être déléguées. Voici des exemples de tâches qui grugent le temps des conseillers :
- L’entrée de données
- La planification des horaires
- La tenue de registres et la tenue de livres
- La participation aux campagnes de marketing
Lorsque vous évaluerez chaque tâche, tentez de quantifier les revenus qu’elle génère. Par exemple, la tenue des livres représente peut-être une économie mensuelle de 100 $, mais cette économie ne tient pas compte de la valeur de votre temps, qui est de 62,50 $ par heure. En déléguant cette tâche, vous pourriez libérer dix heures de votre temps et les passer à rencontrer des clients. Voilà qui ajouterait largement à votre chiffre d’affaires.
Étape 3 : se libérer des tâches mineures en les déléguant à d’autres ou, dans l’idéal, en exploitant des solutions technologiques #
Bien des conseillers voient l’externalisation comme une dépense qu’ils ne peuvent pas se permettre. Mais dans les faits, l’économie de temps et d’argent qu’elle représente vaut la dépense. Combien vous coûteraient dix heures de plus avec vos clients? Seriez-vous en mesure de déléguer les tâches mineures en tirant parti du personnel, de la technologie ou des ressources externes?
Envisagez les solutions de CRM pour automatiser certaines étapes des processus de marketing, de vente et d’administration. Un bon logiciel remplira les tâches pour vous et éliminera en partie, ou même entièrement, l’entrée de données. En reliant l’ensemble des notes, des documents, des communications et des données d’assurance et de finances pour chaque client, vous gagnerez de nombreuses heures qu’autrement vous passeriez à essayer de gérer les dossiers client.
Tout ça vous permet de définir de nouvelles attentes; ainsi, le personnel peut assumer un plus grand nombre de tâches mineures. Vous êtes alors libre de maximiser vos compétences. Si le temps de la personne qui vous assiste a une valeur équivalente au tiers du vôtre, il est tout à fait logique de lui demander de vous relayer pour tout ce qui n’est pas automatisable.
En résumé #
Dans la plupart des cas, les conseillers génèrent 150 % de leurs revenus à partir des tâches productives. En parallèle, les tâches mineures prennent de leur temps et, au bout du compte, grugent une partie des revenus. C’est pourquoi moins vous passez de temps sur ces tâches, plus vous augmentez votre revenu réel. Pour optimiser votre façon de travailler, vous devez clarifier votre rôle, distinguer les tâches productives des tâches mineures et gagner du temps grâce au personnel et aux technologies. Vous aurez plus de temps, plus d’argent… mais moins de tâches à accomplir!
